Simplificando as coisas

Voltar ao básico: como simplificar sua lista de tarefas e torná-la útil novamente

A lista de tarefas é o cerne da sua produtividade diária, mas, entre todos os aplicativos de gerenciamento de tarefas existentes, diferentes métodos de produtividade e outros hacks de vida diversos, sua lista de tarefas provavelmente ficou desordenada e complicada. Veja como devolvê-lo ao básico e elaborar uma lista de tarefas que realmente ajuda você a fazer as coisas.

Nós compartilhamos quantidades infinitas de diferentes dicas, truques e "hacks de vida" para aumentar sua produtividade, mas em um certo ponto, torna-se demais e você passa mais tempo pirateando sua lista de tarefas do que você realmente gastou fazendo coisas. Se isso soa como você, então é hora de revisar como você gerencia sua lista de tarefas.
Algumas pessoas pensam que as listas de tarefas são uma perda de tempo, que se tornam drogas induzindo a culpa que impedem que você seja realmente produtivo. Alguns dizem que você deve se lembrar de tudo o que você precisa fazer. Nós tendemos a discordar: se você tiver a atitude correta, uma lista de tarefas pode ser um ótimo "backup" para as tarefas em seu cérebro. Acho que, se eu escrevendo minhas tarefas, estou muito menos estressado porque sei que não vou esquecer nada, e quando terminar com uma tarefa, eu posso passar para o próximo sem reorganizar a lista no meu cérebro . Além disso, eles são perfeitos para essas pequenas tarefas que facilmente caem no caminho porque ninguém quer fazê-las: pagando contas, chamando o serviço ao cliente, e assim por diante.
Pode parecer irônico que você esteja lendo este artigo e atravessando o processo quando esse é o próprio problema que o colocou nesta bagunça, mas, se feito corretamente, você poderá economizar muitos problemas no futuro. Aqui está o que você precisa fazer.
Quantos aplicativos para fazer você tentou no ano passado? Se a sua resposta for superior a três, é demais. Escolha um e fique com ele. Não deve ser difícil escolher um baseado nos dispositivos que você usa e no que você está disposto a pagar. Confira nosso Hive Five sobre o assunto para ver as pequenas diferenças entre cada um, e escolha um. Nós vamos usar o Wunderlist nas capturas de tela desta postagem, já que é nosso favorito, mas as estratégias que usamos devem funcionar em quase todos os aplicativos para fazer. Se você encontrar um aplicativo é demais, caneta e papel ou um arquivo de texto simples é uma ótima alternativa.
Tudo o que você acabar, certifique-se de que é fácil de usar. Quanto mais rápido você pode adicionar e remover tarefas, mais tempo você vai gastar fazendo. Você nunca deve gastar mais de alguns segundos em um aplicativo para fazer a qualquer momento. Se você é, você está voltando para esse poço de excesso de organização.
Adicione e organize suas tarefas

Agora que você tem algum lugar para escrever suas tarefas, é hora de se certificar de que você está usando isso de uma maneira que torna sua lista de tarefas útil (e não apenas uma outra lista pendurada sobre sua cabeça). Cobrimos muito isso em nosso guia para tornar possível a sua lista de tarefas, e com bom motivo - essas regras são bastante intemporais. Mas simplificamos as coisas um pouco para que você possa diminuir lentamente em seu próprio método de produtividade. Neste momento, queremos apenas pensar nas coisas mais importantes que tornam útil uma lista de tarefas. Aqui estão as coisas que você quer manter em mente.
Quebrar grandes projetos em tarefas ativas: você já ouviu isso antes, mas é uma das coisas mais importantes que você pode fazer. Se você precisa encontrar um apartamento novo, então, adicionar "Encontrar um apartamento" na sua lista de tarefas não vai ajudar. Em vez disso, adicione o primeiro passo desse projeto. Talvez isso seja "Pesquisa LA Crime Rates" para que você possa estreitar um bairro. Seja como for, certifique-se de que é algo acionável que você pode fazer em apenas alguns minutos. Quando você terminar, você pode passar para a próxima tarefa em um projeto.

Adicione qualquer informação que você precisa para fazer a tarefa concluída: inclua números de telefone, links e outras informações que você precisará para começar a tarefa. Por exemplo, se uma das suas tarefas estiver chamando o Atendimento ao Cliente da Comcast, sua tarefa diria "Ligue para Comcast, 1-800-934-6489". Dessa forma, se você estiver sentado com poucos minutos para matar, você pode pular nessa tarefa sem ter que abrir seu navegador e encontrar o número.
Trabalho compartilhado, pessoal e outras tarefas em categorias: um dos meus maiores problemas de lista de tarefas é misturar tarefas pessoais, tarefas de trabalho e tarefas domésticas na mesma lista. A maioria dos aplicativos para fazer uma maneira de separá-los. Alguns aplicativos chamam-lhe uma tag de "contexto", outros têm "listas" separadas com abas para que você possa alternar entre cada uma. Dessa forma, você pode ver apenas o seu trabalho a partir de 9-5, e seus dados pessoais para o sábado, e você tem algum tempo livre para matar. (Se você estiver usando o método de caneta e papel, você pode simplesmente criar cada lista em um pedaço de papel separado.)

Alguns também recomendam a adição de uma tag "projeto" à sua lista de tarefas, para que você saiba onde ela se encaixa no esquema maior das coisas. Eu não faço isso, pois considero que esta cruza na linha para "muito complicado", mas se você achar que essa etiqueta facilita as coisas, vá em frente e adicione isso também.
Dê prioridade a cada tarefa: Pode parecer bobo atribuir números ou letras arbitrárias às suas tarefas, e você não deve pensar nelas como mega importante, mas dar a cada tarefa um simples 1-4 quando você cria isso faz o seu trabalho lista organiza-se. Dessa forma, quando você começa a trabalhar e olha sua lista de tarefas, você não precisa pensar sobre o que fazer primeiro - você apenas começa no topo da lista e começa a trabalhar para baixo. Lembre-se de considerar tanto a urgência quanto a importância na prioridade. Novamente, não pense demais: você está apenas dando sua lista de tarefas para se organizar, até certo ponto.
Mantenha a lista curta: se você tiver muitas tarefas na sua lista, tudo começará a se sentir avassalador e você irá encontrar esse problema de drogas induzindo culpa novamente. Quanto mais curto você manter sua lista de tarefas, mais focado você pode estar no presente. Alguns dizem que mantê-lo abaixo de 20 itens, enquanto outros dizem que mantê-lo abaixo de 3. Não pense muito sobre isso - você saberá se é muito grande ou não quando certas coisas não são feitas ou quando você se sente como o A lista está pendurada sobre sua cabeça.
Concentre-se no presente: uma das melhores maneiras de manter a sua lista de tarefas ativas e curtas é evitar tarefas futuras distantes. Se você não precisa pensar sobre isso por algumas semanas, coloque-o em uma lista separada (ou melhor ainda, seu calendário) e se preocupe com isso quando requer sua atenção.
Certifique-se de que as tarefas sejam feitas todos os dias
Então, agora você tem sua lista de tarefas inicial, é hora de realmente começar a trabalhar. Você não deve ter que mexer com sua lista de tarefas de muito agora, desde que se comprometa com os princípios simples descritos acima. Verifique as coisas enquanto você as finaliza, adicione novas tarefas à medida que elas aparecem, e não gastem muito tempo de poda - tudo o que vai fazer é distraí-lo do seu trabalho real. Se você achar que precisa constantemente entrar e podar, você precisa descobrir o que é sobre seu sistema que é ineficiente e se livrar dele. Se você não tem certeza do que fazer, erre no lado de métodos mais simples.Cada dia, você deve verificar uma série de itens. Se você não estiver, há algo de errado com sua lista de tarefas (ou você não está fazendo nada). Se você precisa, reserve um pouco de tempo no final do dia para avaliar rapidamente o que deseja realizar amanhã, certifique-se de que esses itens estão no topo da sua lista de tarefas e certifique-se de que foram verificados próximo dia. Não se sobrecarregue (depois de tudo, novas tarefas sempre surgirão durante o dia), mas apenas certifique-se de que sua lista está sendo usada e que as tarefas não estão lá por muito tempo. Se você precisa, limpe-o no final da semana e comece novamente para se certificar de que nunca deixa de ser útil.Outros "Life Hacks" que você pode adicionar mais tarde